SOP DAN KERANGKA KERJA PADA PENGELOLAAN IT.

Pengertian SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).
Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku :

• Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
• Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
• Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. 

Tujuan SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :

• Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
• Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
• Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
• Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Fungsi SOP

Fungsi SOP adalah sebagai berikut :

• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP 

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 
• SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 
• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 
• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari. 
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. 
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi. 

Prinsip-prinsip SOP 

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.


Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata Kelola TI (Tata Kelola Teknologi Informasi) adalah proses yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan keputusan kapabilitas teknologi informasi untuk memastikan pengiriman nilai kepada pemangku kepentingan utama dalam suatu organisasi.
Tata kelola adalah seperangkat aturan, peraturan, dan kebijakan yang menetapkan dan memastikan operasi departemen TI yang efektif, terkontrol, dan berharga. Ini juga menyediakan metode untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kinerja TI dan bagaimana hubungannya dengan pertumbuhan bisnis. Selain itu, dengan mengikuti dan menerapkan Kerangka Kerja Tata Kelola TI seperti COBIT, organisasi dapat mematuhi persyaratan peraturan dan mengurangi bisnis TI sambil mencapai manfaat bisnis yang terukur. Tata kelola IT menggunakan, mengelola, dan mengoptimalkan TI sedemikian rupa sehingga mendukung, melengkapi, atau memungkinkan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan dan sasarannya.

Kerangka Kerja Tata Kelola TI 

Kerangka Kerja untuk Tata Kelola TI Perusahaan yaitu Organisasi perlu menerapkan kerangka kerja Tata Kelola TI yang tetap sejalan dengan tata kelola perusahaan dan pendorong utama (baik internal maupun eksternal) yang mengarahkan perencanaan, tujuan, dan sasaran strategis perusahaan.

• Kerangka kerja ini sedapat mungkin berupaya untuk memanfaatkan standar industri dan praktik terbaik (COBIT, ITIL, ISO, dll.) Sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan bisnis yang eksplisit.
• Model Tata Kelola TI harus didorong di tingkat atas organisasi dengan peran, tanggung jawab, dan akuntabilitas yang sepenuhnya ditentukan dan ditegakkan di seluruh organisasi.

Ada beberapa kerangka kerja pihak ketiga yang diakui secara luas yang sering digambarkan sebagai ‘kerangka kerja tata kelola TI’. Yaitu :

• ITIL®: ITIL, atau IT Infrastructure Library® , dikembangkan oleh Kantor Kabinet Inggris sebagai perpustakaan proses praktik terbaik untuk manajemen layanan TI. Diadopsi secara luas di seluruh dunia, ITIL didukung oleh ISO / IEC 20000: 2011, di mana sertifikasi independen dapat dicapai.
• COBIT®: Tujuan Kontrol untuk Teknologi Informasi dan Terkait (COBIT) adalah kerangka kerja kendali tata kelola TI yang membantu organisasi memenuhi tantangan bisnis saat ini di bidang kepatuhan terhadap peraturan, manajemen risiko, dan menyelaraskan strategi TI dengan tujuan organisasi. COBIT adalah kerangka kerja yang diakui secara internasional. Secara khusus, komponen Pedoman Manajemen COBIT berisi kerangka kerja untuk kontrol dan pengukuran TI dengan menyediakan alat untuk menilai dan mengukur kemampuan TI perusahaan untuk 37 proses COBIT yang diidentifikasi.
• ISO 27002: ISO 27002  Balanced Scorecard atau kartu skor berimbang adalah adalah suatu metode pengukuran dan penilaian kinerja suatu perusahaan dengan mengukur empat perspektif yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, perspektif pembelajaran dan pertumbuhan.
• CMMI. Capability Maturity Model Integration (CMMI) merupakan suatu model pendekatan dalam penilaian skala kematangan dan kemampuan sebuah organisasi perangkat lunak. CMMI pada awalnya dikenal sebagai Capability Maturity Model (CMM) yang dikembangkan oleh Software Enginnering Institute di Pittsburgh pada tahun 1987.
• Six Sigma adalah metode yang berfokus pada peningkatan kualitas (yaitu, mengurangi pemborosan) dengan membantu organisasi menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah. Konsep dasar dari Six Sigma awalnya berasal dari gabungan antara Konsep TQM (Total Quality Management) dan Statistical Process Control (SPC). Saat ini Six Sigma menjadi sebuah sistem manajemen.

Manfaat Tata Kelola TI

Manfaat utama penerapan model tata kelola TI meliputi:

• Penyelarasan strategis, yang menghasilkan peningkatan kepuasan mitra bisnis.
• Peningkatan nilai pengiriman, didorong oleh peningkatan prioritas proyek, yang mengarah pada pengurangan TI anggaran.
• Peningkatan kinerja dan manajemen sumber daya, menurunkan total biaya kepemilikan TI.
• Kualitas output TI yang lebih baik, menghasilkan pengurangan masalah pengendalian TI.